Una nueva etapa para el control horario digital
Para impulsar la digitalización del empleo y reforzar la protección de los trabajadores, el Ministerio de Trabajo ha presentado un anteproyecto de ley que transformará la forma en la que las empresas registran la jornada laboral.
Este texto, hecho público en marzo de 2025, introduce dos cambios de gran calado: la obligación de implantar sistemas de fichaje digital y la reducción de la jornada máxima. Ambos aspectos afectarán directamente a la organización del tiempo de trabajo y al día a día de empresas y plantillas.
Fin del papel: el fichaje digital pasa a ser obligatorio
Una de las medidas centrales del anteproyecto es la desaparición definitiva de los partes de horas en papel. Cuando la norma entre en vigor, todas las empresas estarán obligadas a disponer de un sistema digital que registre de forma automática el tiempo trabajado.
El objetivo es mejorar la transparencia y la fiabilidad del control horario. Los registros digitales reducen el margen de manipulación, evitan extravíos de documentos y permiten consultar la información de manera rápida, ordenada y segura.
Inspección de Trabajo con acceso remoto a los registros
Otra novedad importante es que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá revisar los registros de jornada de manera telemática, sin necesidad de desplazarse a la sede de la empresa.
Gracias a este acceso remoto, las comprobaciones e inspecciones serán más ágiles y menos disruptivas para la actividad del negocio. Para estar al día, las empresas deberán implantar sistemas de fichaje digital compatibles con estos requisitos de consulta en línea por parte de la autoridad laboral.
Cómo funcionará el nuevo registro digital de jornada
El control horario digital permitirá que cada trabajador pueda fichar desde distintos dispositivos: ordenador, tablet o teléfono móvil. De esta forma, el proceso se simplifica y, además, se incorporan mejoras como:
- Área personal con el historial completo de fichajes.
- Visión clara de las horas trabajadas y de las horas extra.
- Posibilidad de corregir incidencias de forma rápida y trazable.
Asimismo, la empresa deberá conservar los registros durante un mínimo de cuatro años, manteniéndolos disponibles tanto para futuras inspecciones como para los propios empleados y sus representantes legales.
Qué supone para las empresas y qué sanciones habrá
No adaptarse a tiempo a la nueva regulación puede tener un impacto económico considerable. Entre las principales consecuencias previstas se encuentran:
- Multas de hasta 10.000 € por trabajador en caso de incumplimiento grave.
- Considerar que un contrato a tiempo parcial es en realidad a jornada completa si no existe un registro fiable.
- Obligación de computar como tiempo de trabajo efectivo todo el periodo entre la hora de entrada y la de salida, incluyendo las posibles horas extraordinarias.
¿Se podrá seguir fichando en excel?
Aunque muchas pequeñas y medianas empresas se apoyan en Excel para llevar el control horario, la nueva normativa lo deja prácticamente fuera de juego.
Las hojas de cálculo no responden a los estándares de automatización, integridad, accesibilidad y seguridad que exige la ley. Tampoco ofrecen garantías suficientes frente a modificaciones manuales ni facilitan el acceso remoto y en tiempo real por parte de la Inspección de Trabajo.
En resumen, Excel dejará de ser una herramienta válida para cumplir con las obligaciones legales de registro de jornada.
Cumplir la nueva ley con un software de control horario
Para ajustarse a la normativa, las empresas deberán apostar por soluciones específicas de control horario que aseguren:
- Registro automático y fiable de la jornada laboral.
- Acceso remoto y en tiempo real a los datos.
- Conservación segura de la información durante, al menos, 4 años.
- Emisión rápida de informes detallados y exportables.
En este contexto, KaiControl se presenta como una solución completa y sencilla de implementar, diseñada para cubrir las nuevas exigencias legales y facilitar la gestión interna.
Por qué elegir KaiControl frente al fichaje tradicional
- Fichaje desde múltiples dispositivos (móvil u ordenador), sin importar el sistema operativo.
- Acceso inmediato para trabajadores, representantes sindicales e inspectores.
- Almacenamiento cifrado y conservación de los registros conforme a la normativa.
- Informes completos de horas ordinarias y extraordinarias.
- Configuración flexible de reglas y políticas de fichaje según equipos, centros o tipos de contrato.
Además de ayudarte a cumplir la ley, KaiControl añade valor: simplifica el pago de horas extra, permite añadir comentarios a los turnos y ofrece la descarga de hojas de tiempo con firma digital para reforzar la validez de los registros.
Conclusión
La implantación del fichaje digital obligatorio supone un cambio estructural en la organización del trabajo en España.
Las empresas deberán dejar atrás definitivamente métodos como el papel o las hojas de Excel y adoptar sistemas digitales robustos, seguros y transparentes. Paralelamente, los trabajadores ganarán en garantías, visibilidad y control sobre su tiempo de trabajo.
Contar con un software de control horario como KaiControl no solo permitirá ajustarse a la ley, sino también optimizar la gestión de recursos humanos, simplificar auditorías y minimizar el riesgo de sanciones económicas.
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